Welche Rechnungsdaten werden bei einer Chargebee-DATEV-Integration übertragen?

MID · 20 Okt. 2026

Bei einer Chargebee-DATEV-Integration werden primär Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen und Kundenstammdaten übertragen. Dazu gehören Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Steuerinformationen, Währung sowie die zugehörigen Debitoreninformationen. Welche Felder genau gemappt werden und was dabei zu beachten ist, erklärt dieser Artikel Schritt für Schritt.

Welche Datenfelder überträgt Chargebee an DATEV?

Chargebee überträgt bei der Integration mit DATEV alle buchungsrelevanten Felder einer Rechnung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Währung, Zahlungsstatus sowie die Debitorennummer und Kundenstammdaten. Diese Felder bilden die Grundlage für eine vollständige Buchung im DATEV-System.

Im Detail werden folgende Datengruppen übertragen:

Rechnungskopfdaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Fälligkeitsdatum
Positionsdaten: Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Rabatte, Zeilenbetrag
Steuerinformationen: Steuersatz, Steuerbetrag, Steuerland, Steuerregion
Zahlungsdaten: Zahlungsmethode, Zahlungsdatum, Transaktions-ID
Kundendaten: Name, Adresse, Land, USt-IdNr., interne Kundennummer

Damit DATEV diese Daten korrekt verarbeiten kann, müssen sie in das DATEV-Buchungsformat konvertiert werden. Chargebee liefert die Daten über seine API, und eine Middleware-Schicht übernimmt die Transformation in das passende Format, zum Beispiel DATEV-ASCII oder die DATEV-Buchungsdatenschnittstelle. Ohne diese Konvertierung kann DATEV die Rohdaten aus Chargebee nicht direkt einlesen.

Wie werden Steuer- und Währungsdaten korrekt gemappt?

Steuer- und Währungsdaten werden über ein Mapping korrekt übertragen, bei dem Chargebees Steuerregionen und Steuersätze den entsprechenden DATEV-Steuerschlüsseln zugeordnet werden. Währungsdifferenzen werden durch Umrechnungskurse zum Buchungsdatum aufgelöst, sodass DATEV immer mit dem Gegenwert in der Buchungswährung arbeitet.

Chargebee unterstützt Mehrwertsteuerregeln für verschiedene Länder, was bei international tätigen Unternehmen besonders relevant ist. Für die DATEV-Integration bedeutet das: Jeder Steuersatz aus Chargebee muss einem DATEV-Steuerschlüssel entsprechen. Typische Zuordnungen sind:

19 % MwSt. (Deutschland) wird dem DATEV-Steuerschlüssel 9 zugeordnet
7 % MwSt. (ermäßigt) entspricht dem Steuerschlüssel 2
0 % bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Reverse-Charge-Fällen erhalten eigene Schlüssel

Bei Fremdwährungsrechnungen, etwa in USD oder GBP, wird der Wechselkurs zum Buchungsdatum hinterlegt. DATEV erwartet den Betrag in der Buchungswährung des Unternehmens, also in der Regel Euro, sowie den Originalwährungsbetrag als Zusatzinformation. Fehler beim Währungs-Mapping führen häufig zu Differenzen in der Buchhaltung, die sich erst beim Monatsabschluss zeigen. Eine sauber konfigurierte Finanzbuchhaltungsintegration verhindert genau das.

Was passiert mit Gutschriften und Stornobelegen bei der Übertragung?

Gutschriften und Stornobelege aus Chargebee werden als eigenständige Belege an DATEV übertragen und dort als negative Buchungen oder Gegenbuchungen verarbeitet. Chargebee erzeugt bei einer Gutschrift automatisch eine Credit Note, die bei der Integration als separater Datensatz mit negativem Vorzeichen oder als Stornobuchung in DATEV landet.

Dabei sind zwei Szenarien zu unterscheiden:

Vollständige Stornierung: Die gesamte Rechnung wird storniert. DATEV erhält eine Gegenbuchung über den vollen Rechnungsbetrag mit Bezug auf die Originalrechnungsnummer.
Teilgutschrift: Nur ein Teil des Rechnungsbetrags wird gutgeschrieben. DATEV erhält eine separate Gutschriftsbuchung über den Teilbetrag, während die Originalrechnung erhalten bleibt.

Wichtig ist, dass der Bezug zur Originalrechnung in der Buchung erhalten bleibt. Nur so kann der Steuerberater oder die Buchhaltung die Gutschrift eindeutig zuordnen. Eine korrekt konfigurierte Integration stellt sicher, dass die Referenznummer der Originalrechnung als Belegfeld mitgeliefert wird.

Welche Daten werden nicht automatisch übertragen?

Nicht automatisch übertragen werden Daten, die in Chargebee keinen direkten buchungsrelevanten Gegenwert in DATEV haben. Dazu gehören interne Notizen, Kundenkommunikation, Abonnementdetails ohne Rechnungsbezug sowie benutzerdefinierte Felder, die nicht explizit im Mapping konfiguriert wurden.

Konkret bleiben folgende Informationen ohne zusätzliche Konfiguration außen vor:

Interne Tags und Labels aus Chargebee
Abonnementpläne und Plandetails, sofern sie nicht als Positionsbeschreibung gemappt sind
Anhänge und PDF-Dokumente der Rechnungen
Historische Änderungen an Abonnements ohne eigene Rechnung
Metadaten aus Chargebee-Webhooks, die keine Buchungsrelevanz haben

Für die revisionssichere Archivierung der Rechnungs-PDFs ist ein separater Prozess notwendig. Chargebee stellt die PDFs über die API bereit, aber die Ablage in einem GoBD-konformen Archivsystem muss separat konfiguriert werden. Wer das automatisieren möchte, sollte die revisionssichere Archivierung als eigenen Baustein in die Integration einplanen.

Wie oft und in welchem Format werden die Daten übermittelt?

Die Häufigkeit der Datenübermittlung hängt von der Integrationskonfiguration ab und kann von Echtzeitübertragung per Webhook bis zu täglichen Batch-Exporten reichen. Das Format ist in der Regel DATEV-ASCII (CSV-basiert) oder eine direkte API-Anbindung über die DATEV-Buchungsdatenschnittstelle.

In der Praxis haben sich zwei Übertragungsmodelle bewährt:

Echtzeit-Integration: Jede neue Rechnung oder Gutschrift in Chargebee löst sofort einen Webhook aus, der die Daten an die Middleware weitergibt. Die Middleware transformiert und überträgt die Buchung direkt an DATEV. Dieses Modell eignet sich für Unternehmen mit hohem Belegvolumen und tagesaktuellem Buchungsbedarf.
Batch-Übertragung: Einmal täglich oder wöchentlich werden alle neuen Belege gesammelt und als Paket an DATEV übermittelt. Das ist weniger aufwendig in der Konfiguration und für viele mittelständische Unternehmen ausreichend.

Das DATEV-ASCII-Format ist der klassische Übertragungsweg und wird von den meisten Middleware-Lösungen unterstützt. Dabei werden Buchungssätze als strukturierte Textdateien erzeugt, die in DATEV Unternehmen online oder in der DATEV-Kanzleisoftware direkt importiert werden können. Neuere Integrationen nutzen die DATEV-API, was eine direktere und fehlerresistentere Übertragung ermöglicht, aber eine höhere technische Anforderung an die Middleware stellt.

So unterstützt der MID Buchungsmanager bei der Chargebee-DATEV-Integration

Der MID Buchungsmanager von MIDbridge® übernimmt genau die Aufgaben, die bei einer Chargebee-DATEV-Integration manuell fehleranfällig und zeitaufwendig sind. Er verbindet beide Systeme bidirektional und automatisiert den gesamten Übertragungsprozess, von der Rechnungserzeugung bis zur buchfertigen Übergabe an DATEV.

Konkret bietet der MID Buchungsmanager:

Automatisches Mapping von Chargebee-Feldern auf DATEV-Buchungsstrukturen inklusive Steuerschlüssel
Verarbeitung von Gutschriften, Stornobelegen und Teilgutschriften mit korrektem Belegbezug
GoBD-konforme Prozesse und Unterstützung bei der revisionssicheren Archivierung
Flexible Übertragungsintervalle, von Echtzeit bis Batch, je nach Anforderung
Konsolidierung und Abgleich zwischen Chargebee, DATEV und weiteren Systemen wie Zahlungsdienstleistern

Das Ergebnis: keine manuellen Abstimmungsaufwände zwischen Fakturierung, Buchhaltung und Steuerberater, weniger Fehler und ein sauberer Buchungsstand. Wenn Du Deine Buchhaltungsprozesse automatisieren möchtest, sprich uns an. Wir zeigen Dir in einem konkreten Gespräch, wie eine Integration für Dein Unternehmen aussehen kann.